Finance Assistant (m/w/d) in Berlin (Hybrid)

interface ist ein europäischer Think Tank an der Schnittstelle von digitaler Technologie, Politik und Gesellschaft. Unser Ziel: fundiertes Wissen und neue Ideen in die Politik bringen – unabhängig, faktenbasiert und frei von wirtschaftlichen oder parteipolitischen Interessen.

Unser Finanzteam sorgt für eine nachhaltige Budgetplanung in allen Bereichen der Organisation, optimiert den Einsatz begrenzter Ressourcen und stellt sicher, dass die besonderen finanziellen und steuerlichen Anforderungen an das Wirken im gemeinnützigen Sektor erfüllt werden.

Als Finance Assistant übernehmen Sie abwechslungsreiche Aufgaben rund um das Finanzwesen und erhalten die Chance, Ihr Fachwissen gezielt auszubauen. Dabei werden Sie von unserer Lead Grants & Finance begleitet und unterstützt.

Die Position ist in Teilzeit (70%) vorgesehen und ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Finanzverwaltung & Controlling 

• Vorbereitende Buchhaltung inkl. Eingangsrechnungsmanagement
• Einnahmenüberwachung und Zahlungsmanagement
• Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
• Reisekostenmanagement inkl. Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Erstellung der monatlichen Personalkostenumlage (Vorbereitung für das externe Lohnbüro)
• Abwicklung internationaler Gehaltsabrechnungen (Schwerpunkt Belgien, Österreich, Frankreich, mit externen Dienstleistern)
• Unterstützung beim Projektcontrolling
• Allgemeine unterstützende Aufgaben im Bereich Finanzverwaltung und Controlling, z. B. Aufbereitung von Excel-Tabellen für Berichte.

Fördermittelmanagement

• Laufende Erstellung von Mittelabrufen
• Unterstützung bei der Erstellung von Zwischen- und Abschlussverwendungsnachweisen
• Erstellung von Zuwendungsbestätigungen
• Allgemeine unterstützende Tätigkeiten im Bereich des Fördermittelmanagements, z.B. Zusammenstellen von Unterlagen für Förderanträge

• Sie konnten bereits mind. 2 Jahre Erfahrungen im Bereich des Finanzwesens (Rechnungswesen, Zahlungsverkehr u.ä.) sammeln.
• Sie arbeiten gerne mit Zahlen und in administrativen Prozessen, sind dabei sehr sorgfältig und haben ein scharfes Auge für Details.
• Trotz aller Detailtreue bewahren Sie ein gutes Zeitmanagement.
• Sie arbeiten strukturiert und selbstständig und verstehen es, zu priorisieren. Wenn etwas nicht funktioniert, suchen Sie proaktiv nach einer Lösung.
• Sie kommunizieren sachlich und freundlich.
• Sie bewahren auch in Zeiten eines hohen Arbeitsaufkommens einen kühlen Kopf.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Die Arbeitssprache in der Organisation ist Englisch, viele Aufgaben im Finanzteam finden sich im deutschsprachigen Kontext.
• Im Umgang mit MS Office (vor allem Excel) fühlen Sie sich sicher und haben generell keine Scheu vor der Nutzung digitaler Tools. Erfahrungen mit Datev Unternehmen Online sind ein Plus.
• Sie sind offen für die Zusammenarbeit in einem Remote-Team.

• Sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten.
• Flexibilität, im Wechsel remote oder von unseren zentral gelegenen Büroflächen in Berlin Neukölln (Publix) zu arbeiten.
• Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen (+ einen zusätzlichen freien Tag am 31. Dezember), basierend auf einer 5-Tage-Woche.
• 5 optionale Care Days pro Jahr zur Unterstützung von Familie, Freunden und Haustieren.
• Ein Vollzeitgehalt von 48.000 EUR – 52.000 EUR pro Jahr, je nach relevanter Berufserfahrung.
• Jährliches Kompetenzentwicklungsgespräch.
• Zugang zu einem jährlichen Weiterbildungsbudget für die berufliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Bis zu 3 professionelle Coaching-Sitzungen mit unserer Arbeitspsychologin pro Jahr zur Unterstützung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz.
• Ein Arbeitsumfeld, in dem persönliche Verantwortung, Vielfalt und kreative Freiheit geschätzt werden sowie flache Hierarchien und offene Ohren für innovative Ideen.
• Unterstützung durch unsere Diversity-Beauftragte für Fragen rund um Gender, Vielfalt und Gleichstellung.

Wir begrüßen Bewerbungen von Personen unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und sozialer Herkunft. Wir ermutigen Kandidat:innen aus ethnischen Minderheiten und anderen in zivilgesellschaftlichen Organisationen unterrepräsentierten Gruppen, sich zu bewerben und ihre einzigartigen Perspektiven in unser Team einzubringen.

Bewerbungsschluss ist der 15. Dezember 2025. Bitte bewerben Sie sich mit einem kurzen Anschreiben, einem Lebenslauf sowie relevanten Zeugnissen (ohne Bewerbungsfoto) alles in einem PDF-Dokument via den hier aufgeführten Link. Bitte nennen Sie hier auch Ihren möglichen Einstiegstermin. Die Auswahlgespräche finden online statt.

Für Ihre Rückfragen steht Ihnen Helen Brand (personal@interface-eu.org) gern zur Verfügung.

interface is an independent expert organisation specialising in information technology and public policy. Our goal is to ensure that political decision-makers have the expertise and ideas necessary to create policies and make decisions that put the public interest first. We provide analysis and ideas to decision-makers and the public across Europe on issues such as artificial intelligence (AI), cybersecurity, platform oversight, global chip dynamics and government surveillance. To produce analysis and advice that matters to policymakers, our experts combine a deep understanding of technology with practical experience of how government processes work.